Tietosuojaseloste

Päivitetty 11.12.2022

Luentokeskus Alexis Oy (jäljempänä Luentokeskus) tarjoaa luentoja ja koulutuksia yrityksille ja yksityishenkilöille. Koulutuksien tuottamiseksi ja asiakkaidemme palvelemiseksi keräämme tarpeellisia tietoja koulutuksiin ilmoittautuneista ja potentiaalisista asiakkaista. Pyrimme vastuullisena toimijana huolehtimaan siitä, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisella tavalla yksityisyyttäsi kunnioittaen. Kerromme tässä tietosuojaselosteessa tarkemmin henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Päivitämme tätä selostetta sitä mukaa kuin se on tarpeen esimerkiksi henkilötietojen käsittelyä koskevien käytäntöjemme tai soveltuvan lainsäädännön muuttuessa.

Rekisterinpitäjä:
Luentokeskus Alexis Oy (y-tunnus 3318939-9)
info@luentokeskus.fi

Yhteyshenkilö:
Mika Pirttisalo (toim.joht.)
mika.pirttisalo@luentokeskus.fi

1. Mitä henkilötietoja keräämme

Keräämme tarpeellisia tietoja koulutusten mahdollisista ja kohderyhmiin kuuluvista henkilöistä markkinointitarkoituksiin, koulutuksiin osallistujista ja koulutuksien tilaajista sekä tilaajien yhteyshenkilöistä. Vastaavasti keräämme tietoja koulutukseen ilmoittautumisen, tilauksien sekä koulutustilaisuuksien yhteydessä. Keräämme tietoja myös koulutuksistamme kiinnostuneilta henkilöiltä verkkosivustomme yhteydenottolomakkeen kautta. Emme kerää arkaluonteisia tietoja.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden työntekijöiden ja yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta ja hakemistopalveluista.

Kerättävät tiedot ovat tavanomaisia yhteystietoja, kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Palvelun tuottamiseksi ja asiakassuhteen hoitamiseksi voimme kerätä tietoja, kuten työtehtävään liittyvät tiedot, vastuualue ja työtehtävä, sekä työnantajayritystä koskevat tiedot. Voimme kerätä myös muita meille annettuja tietoja. Lisäksi tallennamme rekisteriin tiedon siitä, onko rekisteröity antanut suostumuksen suoramarkkinointiin lain tarkoittamien sähköisten välineiden kautta tai kieltänyt suoramarkkinoinnin.

Voimme käyttää erilaisia menetelmiä kerätäksemme automaattisesti tietoja tietokoneestasi tai mobiililaitteestasi, kun käytät verkkosivustoamme. Automaattiset menetelmät voivat sisältää evästeitä, verkkojäljitteitä ja muita teknologioita. Automaattisesti kerättäviä tietoja voivat olla IP-osoitteesi, sijaintipaikkakuntasi, tietokoneesi tai mobiililaitteesi käyttöjärjestelmä, käyttämäsi selain, mobiililaitteesi tyyppi ja asetukset sekä palveluidemme käyttöön liittyvä toimintasi, kuten verkkosivustollamme vierailemasi sivut. Pääosa verkkosivustomme käyttöön liittyvistä automaattisesti kerättävistä tiedoista tallentuu vain väliaikaisesti. Lisätietoja evästeiden käytöstä voit lukea jäljempänä tämän selosteen kohdasta 10.

2. Mihin käytämme keräämiämme henkilötietoja

Käytämme keräämiämme henkilötietoja yhteydenpitoon, tiedottamiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen sekä kohdennettuun mainontaan ja markkinointiin.Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Luentokeskuksen asiakassuhde tai mahdollinen asiakassuhde rekisteröityyn tai yritykseen tai muuhun yhteisöön, jonka palveluksessa hän on, ja siihen liittyvä oikeutettu etumme asiakassuhteen hoitamiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi. Voimme käsitellä henkilötietoja myös rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet toiminnassamme perustuvat seuraaviin:

• Sopimus: Käsittelemme antamiasi tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka olet tilannut.
• Suostumus: Voimme käsitellä tietojasi suostumuksesi perusteella (mikäli laki vaatii suostumuksen pyytämistä) ja lähettääksemme sinulle suoramarkkinointiviestejä sähköisiä kanavia käyttäen. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen voi vaikuttaa palvelujen käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista tehdyn suostumukseen perustuvan käsittelyn laillisuuteen. Huomioithan myös, että kaikki suoramarkkinointitoimenpiteet eivät edellytä nimenomaista suostumusta. Voimme esimerkiksi lähettää sinulle sähköpostia olemassa olevan asiakkuuden perusteella markkinoidaksemme tuotteita tai palveluita, jotka ovat samaan tuoteryhmään kuuluvia tai muuten vastaavia kuin jo tilaamasi tuote tai palvelu. Voimme myös lähettää sinulle sähköpostia työsähköpostiisi asemasi perusteella ilman suostumusta tilanteissa, joissa markkinoitava tuote tai palvelu liittyy työtehtäviisi. Tällaisissa tilanteissakin sinulla on aina kuitenkin oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista. Lisäksi asetamme evästeitä ja käsittelemme evästeillä havainnoituja tietoja pääasiallisesti suostumukseesi perustuen.
• Oikeutettu etu: Voimme käsitellä henkilötietoja liiketoiminnan ja asiakaspalvelun analysointiin ja kehittämiseen, tuotekehitykseen ja raportointiin, profilointiin ja mallintamiseen sekä mainonnan ja sisällön tekniseen jakeluun. Tavoitteenamme on parantaa asiakasymmärrystä sekä luoda mielenkiinnonkohteisiisi paremmin sopivia sisältöjä ja palveluja. Esimerkiksi tuotekehityksessä ja raportoinnissa käsitellään tietoja pääsääntöisesti ryhmätasolla, eikä raporteista voi tunnistaa yksittäistä rekisteröityä.

3. Kuka henkilötietoja käsittelee

Henkilötietoja käsittelevät Luentokeskuksen työntekijät, joiden tehtävät liittyvät koulutuksien järjestämiseen sekä niiden myyntiin, markkinointiin ja hallintoon. Tietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu turvalliseen tietojen käsittelyyn ja henkilökuntamme käsittelee tietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamisen kannalta välttämätöntä.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös luotetuille palveluntarjoajille, joita käytämme henkilötietojesi käsittelyyn. Tällaiset palveluntarjoajat tarjoavat meille palveluita, kuten tietojentallennus-, käsittely- ja muita tietotekniikkapalveluita, kampanja- ja analytiikkapalveluita sekä palautetutkimuspalveluita. Emme salli palveluntarjoajien luovuttavan henkilötietojasi tai käyttävän niitä mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin tarjotakseen palveluita puolestamme. Varmistamme käyttämiemme palveluntarjoajien sopimuksin EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

4. Siirretäänkö henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa Euroopan unionin alueella. Käytämme kuitenkin suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä myös yhdysvaltalaisia palveluntarjoajia, jolloin henkilötietoja voi siirtyä Euroopan unionin ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä. Henkilötietojen suojaamiseksi ja rekisteröityjen oikeuksien turvaamiseksi käytämme aina vain sellaisia palveluntarjoajia, jotka ovat sitoutuneet EU:n komission mallisopimuslausekkeiden tai muun tietosuoja-asetuksen 46 artiklan mukaisen menettelyn mukaisesti noudattamaan omalta osaltaan EU:n tietosuoja-asetusta sekä toteuttamaan tarvittavat lisätoimenpiteet tietojen suojan riittävän tason varmistamiseksi.

5. Luovutetaanko henkilötietoja kolmansille osapuolille

Emme myy henkilötietoja ja luovutamme niitä vain siten, kuin tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Mikäli tietoja luovutetaan, noudatetaan silloin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Mikäli päätämme strategisista tai muista liiketoiminnallisista syistä myydä tai siirtää liiketoimintamme kokonaan tai osittain, voimme osana tällaista myyntiä tai siirtoa välittää keräämiämme ja säilyttämiämme tietoja, mukaan lukien henkilötietoja sisältäviä asiakastietoja, kenelle tahansa, joka on osallinen liiketoiminnan myynnissä tai siirrossa.

Lisäksi voimme luovuttaa kerättyjä henkilötietoja, mikäli katsomme sen olevan tarpeen sovellettavan lain, säädöksen tai viranomaisen pyynnön johdosta. Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

6. Miten henkilötietojen tietoturva on järjestetty

Säilytämme henkilötietoja sähköisessä rekisterissä ja olemme huolehtineet asianmukaisista toimenpiteistä henkilötietojen turvaamiseksi. Henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Rekisterin käyttö, tietojen muuttaminen ja käsittely vaativat käyttäjätunnistuksen ja suojatun yhteyden. Rekisterin käyttö on sallittu ainoastaan nimetyille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän tai asiakkuuksien hoito ja hallinta.

7. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämää tai lain nojalla sallittua. Poistamme rekisteriin tallennetut tiedot, kun niiden käsittelylle ole enää perustetta.

Säilytämme tietojasi vähintään asiakassuhteen keston ajan sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Tiedot säilytetään esimerkiksi asiakkuuden perusteella pääsääntöisesti 48 kuukautta viimeisimmän sopimuskauden tai tilausjakson päättymisen jälkeen, jotta voimme lähettää sinulle aiempaan tilaus- tai ostoshistoriaan tai pääteltyihin mielenkiinnon kohteisiin perustuvia tarjouksia, mahdollistaa palveluiden helpon uudelleenaktivoimisen, käyttää tietoja palveluidemme kehittämiseen sekä vastata mahdollisiin reklamaatioihin. Mikäli kieltäydyt markkinoinnista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

8. Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, täydennystä tai poistoa. Rekisteröidyllä on oikeus turvautua muutoinkin kaikkiin tietosuojalainsäädännössä turvattuihin oikeuksiin, kuten oikeuteen käsittelyn rajoittamisesta ja käsittelyn vastustamisesta sekä oikeuteen siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Mikäli haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse Luentokeskukselle. Rekisterinpitäjänä vastaamme EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa eli pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Pyrimme aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset suoraan rekisteröidyn kanssa rekisteröidyn kaikkia oikeuksia kunnioittaen. Mikäli rekisteröity on kuitenkin tyytymätön suorittamaamme henkilötietojesi käsittelyyn, on hänellä oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

9. Muutokset tietosuojakäytäntöön

Voimme ajoittain päivittää tätä tietosuojaselostetta ja tietosuojakäytäntöjämme. Jos muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä verkkosivustollamme tai muilla keinoin, esimerkiksi sähköpostitse.

10. Evästekäytäntömme

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivusto lähettää käyttäjän tietokoneeseen sivustolla vierailun ja tarjottujen palvelujen optimoimiseksi ja itse sivuston toiminnan ja käytön parantamiseksi. Evästeitä käytetään autentikointien hallintaan, istuntojen valvontaan ja käyttäjän mieltymyksien tallentamiseen. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen. Osa evästeistä on käytössä selainistunnon ajan, osa pidempään. Käyttämämme evästeet ovat välttämättömiä verkkosivustomme toimintojen kannalta.